Ochrana osobních údajů

1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů ve smyslu nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) je provozovatel služby SocialAgent:

• Provozovatel: Tomáš Sláma, fyzická osoba podnikající dle živnostenského zákona
• IČO: 14338432
• Sídlo: Svrčovec 38, 339 01 Dolany
• Zapsán u: Městského úřadu Klatovy
• Kontaktní e-mail: info@socialagent.cz
• Telefon: +420 607 381 556

Provozovatel není plátcem DPH. Provozovatel nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť k tomu není dle čl. 37 GDPR povinen.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V rámci provozu služby SocialAgent zpracováváme tyto kategorie osobních údajů - a to jak u klientů a jejich uživatelů, tak u zájemců o službu a návštěvníků našeho webu:

• Identifikační a kontaktní údaje klienta: jméno, e-mail, telefonní číslo, název firmy, IČO, adresa, fakturační údaje a údaje předané platební bráně Stripe. Telefonní číslo zadáváte povinně při registraci a volitelně v kontaktním formuláři.
• Přístupové tokeny k sociálním sítím: long-lived access tokeny k Instagramu a Facebooku získané v rámci OAuth flow (Meta Business Login, Instagram Login API, Facebook Page Login). Tokeny ukládáme šifrovaně pomocí AES-256-GCM s rotující 12bytovou IV pro každou hodnotu. Tokeny se automaticky obnovují jednou denně, aby nepřišly o platnost.
• Brand profil klienta: strukturovaný popis značky (cílová skupina, tone-of-voice, hashtag strategie, vizuální styl) získaný buď scrapováním veřejných webových stránek klienta a sociálních profilů (přes službu Apify) během onboardingu, nebo ručním vyplněním klienta. Volitelně PDF brand manuál a referenční obrázky značky nahrané klientem.
• Fotografie reálných osob (client_people): klient může do služby nahrát fotografie konkrétních lidí ze své organizace (např. zaměstnanci, vlastníci, klíčové tváře značky), aby je AI mohla v generovaných obrázcích zachytit podobou a v textových postech jmenovat. Tyto fotografie jsou zvláštní kategorií osobních údajů a zacházíme s nimi obezřetně - viz sekce 10 níže. Klient je povinen mít od zobrazených osob souhlas se zpracováním jejich podobizny ve smyslu § 84 a § 85 občanského zákoníku.
• Obsahové údaje a AI výstupy: texty postů, captions, fotografie, videa, hashtagy a metadata, které klient nahrává nebo které vznikají AI generováním. Vstupy jsou předávány AI poskytovatelům (Anthropic, OpenAI, Google) za účelem provedení generování - viz sekce 5.
• Statistické údaje ze sociálních sítí: metriky příspěvků (zobrazení, dosah, reakce, sdílení, engagement rate) stahované denně z Meta Graph Insights API pro účely analytiky klienta. Detailní data jsou uchovávána po dobu 18 měsíců, agregované měsíční přehledy déle pro účely vyhodnocení dlouhodobých trendů.
• Provozní údaje: logy přihlášení, IP adresa, časová razítka aktivit, audit log klíčových akcí (publikace postu, schválení, výmaz, napojení Meta) a údaje potřebné pro diagnostiku chyb.
• Údaje z reklamního účtu Meta: pokud klient propojí svůj reklamní účet Meta (oprávnění ads_management a ads_read Marketing API), zpracováváme identifikátor reklamního účtu, jeho název a měnu, přehled kampaní (název, cíl, stav, denní rozpočet) a souhrnné výkonnostní metriky účtu za posledních 30 dní (útrata, počet zobrazení, počet prokliků). Přístupový token ukládáme šifrovaně stejným způsobem jako u ostatních napojení. Nepřistupujeme k údajům o jednotlivých osobách: nečteme vlastní publika (custom audiences), nahrané seznamy kontaktů, data z lead formulářů ani jakékoli údaje na úrovni jednotlivého uživatele reklamy.
• Údaje zájemců o službu: jméno, e-mail a nepovinně telefonní číslo, které nám sdělíte v kontaktním formuláři, při rezervaci úvodního hovoru nebo při registraci na webinář, spolu s časem registrace a záznamem o uděleném souhlasu se zasíláním marketingových sdělení - u kontaktního formuláře jej udělujete zaškrtnutím políčka, u registrace na webinář odesláním formuláře, u kterého je uvedeno, s čím souhlasíte. Tyto údaje zpracováváme i v případě, že se nikdy nestanete naším klientem.
• Marketingové a atribuční údaje: u návštěvníků marketingového webu zpracováváme reklamní identifikátory z cookies Meta (_fbp, _fbc), IP adresu, údaje o prohlížeči (user-agent), adresu navštívené stránky a kampaňové parametry. U registrovaného uživatele tyto atribuční údaje ukládáme, abychom je mohli přiřadit k pozdější konverzi (dokončení registrace, začátek zkušebního období, platba) - viz sekce 6.
• Telefonní číslo ve WhatsApp skupině k webináři: registrace na webinář telefonní číslo nevyžaduje. Pokud ale přijmete pozvánku do naší WhatsApp skupiny, stáváte se jejím členem pod svým telefonním číslem - to je pak spolu s vaším profilovým jménem a fotkou ve WhatsAppu viditelné pro nás jako správce skupiny i pro všechny ostatní členy. Vstup do skupiny je dobrovolný a kdykoli z ní můžete odejít; odchodem vaše číslo ostatním členům přestane být viditelné. Čísla ze skupiny nekopírujeme do své databáze ani je nepoužíváme k jinému kontaktování.

3. Účel a právní základ zpracování

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): generování postů, jejich publikace, analytika, podpora.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): vedení účetnictví a daňových dokladů.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): zabezpečení služby, prevence zneužití, zlepšování kvality AI generování (na anonymizovaných datech).
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): kontaktování klienta (e-mailem nebo telefonicky) ohledně spokojenosti se službou, sběru zpětné vazby a zlepšování našich služeb. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku.
• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): správa reklamních kampaní v reklamním účtu klienta - čtení výkonu kampaní a jejich vytváření a úprava na pokyn klienta. Kampaně zakládáme vždy v pozastaveném stavu; jejich spuštění je vždy vědomým krokem klienta.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): měření návštěvnosti marketingového webu, vyhodnocování výkonu naší vlastní reklamy a měření konverzí, včetně serverového předání konverzních událostí společnosti Meta (sekce 6). Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): zasílání marketingových sdělení zájemcům o službu (například pozvánky na webinář, upomínka nedokončené registrace, nabídka ročního předplatného). Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem „Odhlásit" v každém takovém e-mailu; odhlášení se nevztahuje na provozní e-maily nezbytné pro poskytování služby.

4. Doba uchovávání

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu. Po ukončení smlouvy nebo zrušení uživatelského účtu jsou data smazána, vyjma údajů, které musíme uchovávat na základě zákonné povinnosti. Konkrétní lhůty:

• Účetní doklady (faktury, platby): 10 let dle zákona č. 235/2004 Sb.
• Detailní statistiky postů (post_analytics): 18 měsíců, poté automaticky mazány měsíčním úklidovým procesem. Agregované měsíční přehledy zůstávají déle.
• Posty čekající na schválení po datu publikace: automaticky mazány denním cron jobem (typicky druhý den po vypršení plánovaného data).
• Posty u zrušeného předplatného: ihned po zpracování webhooku customer.subscription.deleted ze Stripe se všechny dosud nepublikované posty automaticky přepnou na status „cancelled".
• Dočasné stavové údaje OAuth: 10 minut během navazování Meta připojení, poté automaticky mazány.
• Audit log a logy přihlášení: po dobu trvání smluvního vztahu pro účely zajištění bezpečnosti, poté pseudonymizovány.
• Napojení na reklamní účet Meta: přístupový token a identifikátor reklamního účtu uchováváme po dobu trvání propojení. Odpojením reklamního účtu v nastavení aplikace se okamžitě a nevratně smažou. Kampaně vytvořené v reklamním účtu klienta zůstávají ve vlastnictví klienta u společnosti Meta - jejich smazání provádí klient přímo v Meta Ads Manageru, my k němu po odpojení nemáme přístup.
• Konverzace s AI nápovědou: dotazy a odpovědi z chatu nápovědy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu - slouží k vyhodnocení, čemu klienti nerozumí, a ke zlepšování nápovědy. Smazáním účtu se smažou spolu s ním.
• Údaje zájemců o službu (kontaktní formulář, rezervace hovoru, registrace na webinář): po dobu jednání o využití služby a dále nejdéle 24 měsíců od poslední interakce, poté je mažeme. Pokud se z marketingových sdělení odhlásíte, vedeme vaši e-mailovou adresu v seznamu odhlášených - právě proto, abychom vám další sdělení neposlali.
• Marketingové a atribuční údaje: atribuční údaje uložené k uživatelskému účtu (_fbp, _fbc, IP adresa, user-agent) se mažou automaticky spolu s účtem. Záznamy o odeslaných konverzních událostech obsahují už jen hashované identifikátory a uchováváme je pro kontrolu doručení. Statistiky návštěvnosti marketingového webu vedeme bez cookies a bez IP adresy pod denně rotujícím identifikátorem, který neumožňuje sledovat konkrétní osobu napříč dny; i tyto záznamy mažeme po 24 měsících.
• Data po ukončení předplatného: zrušením předplatného se účet deaktivuje, ale data zatím zůstávají - abyste se mohli vrátit a našli svou práci nedotčenou. 90 dnů po deaktivaci je automatický proces nevratně smaže: profil, brand profil a manuál, fotografie, videa, vygenerované obrázky, příspěvky i statistiky. Smazat účet můžete i dříve sami v Nastavení > Fakturace, nebo o to požádat e-mailem.

5. Komu údaje předáváme (zpracovatelé)

Pro provoz služby využíváme následující zpracovatele. Se všemi máme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu (DPA) a předávání mimo EHP probíhá na základě standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí.

• Supabase Inc. - databáze, autentizace, úložiště souborů (USA / EU regiony).
• Vercel Inc. - hostování webové aplikace (USA / EU regiony).
• Anthropic, PBC - AI modely Claude pro generování textu (USA).
• OpenAI, L.L.C. - AI modely pro generování obrázků (USA).
• Google LLC - Gemini (generování obrázků a analýza nahraných videí) a Google Analytics 4 (měření návštěvnosti marketingového webu) (USA).
• Meta Platforms, Inc. - Instagram a Facebook Graph API pro publikaci a analytiku, Marketing API pro správu reklamních kampaní, Meta Pixel a Conversions API pro měření konverzí z naší vlastní reklamy (USA).
• Apify s.r.o. - scraping veřejných webů a sociálních profilů během onboardingu pro automatické sestavení brand profilu (EU).
• Stripe Payments Europe, Limited - platební brána pro vyúčtování předplatného (Irsko, processing v USA pod SCC).
• INTERNET CZ, a. s. (FORPSI) - registrace domény, e-mailové schránky a SMTP server, přes který odesíláme veškeré e-maily (Česká republika).
• Functional Software, Inc. (Sentry) - monitoring chyb a výkonu aplikace; hlášení chyby může obsahovat identifikátor uživatele, IP adresu a technické údaje o zařízení. Data jsou ukládána v evropském regionu (Německo), poskytovatel sídlí v USA.
• Langfuse GmbH - technická telemetrie volání AI modelů (použitý model, spotřeba tokenů, latence a náklady jednotlivých volání) pro sledování kvality a nákladů generování; evropský region (Irsko).

Kompletní seznam subzpracovatelů včetně jejich aktuálních DPA poskytneme klientovi na vyžádání.

WhatsApp skupina k webináři není zpracovatelský vztah. Skupinu provozuje společnost WhatsApp Ireland Limited (skupina Meta) podle svých vlastních podmínek a zásad ochrany soukromí; pro tento účel s ní nemáme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu a nemůžeme ovlivnit, jak s obsahem skupiny nakládá. Vaše telefonní číslo v ní vidíme my i ostatní členové skupiny - viz sekce 2. Členství ve skupině je dobrovolné: webináře se lze zúčastnit i bez něj, informace k vysílání pak dostanete e-mailem.

6. Cookies a sledování

Marketingová stránka SocialAgent a registrační formulář používají Meta Pixel (Facebook) k měření výkonu reklam a konverzí a Google Analytics 4 k měření návštěvnosti, zdrojů provozu a konverzí. Pixel ukládá marketingové cookies (zejména _fbp a _fbc), Google Analytics ukládá analytické cookies (zejména _ga a _ga_*) s životností až 2 roky a předává Googlu adresu navštívené stránky, referrer, kampaňové parametry a údaje o zařízení. Adresu stránky před odesláním zbavujeme všech parametrů kromě kampaňových, aby se do Google Analytics nikdy nedostaly osobní údaje ani přístupové odkazy. Ani jeden z těchto nástrojů se nenačte, dokud k tomu nedáte souhlas v cookie liště - právním základem je zde souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 zákona č. 127/2005 Sb. Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce; odvolání platí od okamžiku změny do budoucna. Aplikace pro klienty (po přihlášení) se neměří vůbec a používá pouze nezbytné funkční cookies pro autentizaci, které jsou dle § 89 z povinnosti souhlasu vyňaty.

Kromě prohlížečového pixelu předáváme konverzní události společnosti Meta také ze serveru (Meta Conversions API). V okamžiku dokončení registrace, začátku zkušebního období a platby odesíláme název události, její čas, hodnotu objednávky, hashovanou (SHA-256) e-mailovou adresu, hashovaný interní identifikátor uživatele a dále - nehashovaně, protože to rozhraní Meta vyžaduje - IP adresu, user-agent a obsah reklamních cookies _fbp a _fbc. E-mailovou adresu ani interní identifikátor tedy Metě nikdy nepředáváme v otevřené podobě. Toto předávání je vázáno na tentýž marketingový souhlas jako prohlížečový pixel: bez něj se událost vůbec nevytvoří. Protože se ale některé události odesílají až s odstupem dnů (například platba po skončení zkušebního období), ukládáme si vaši volbu spolu s atribučními údaji a při odvolání souhlasu ji přepíšeme, takže se neodešle ani událost, která byla připravena dříve.

Návštěvnost marketingového webu a registračního formuláře měříme navíc vlastním nástrojem, který neukládá do prohlížeče žádné cookies ani jiné identifikátory, a proto běží i bez souhlasu. Zaznamenáváme adresu stránky, referrer, kampaňové parametry a typ události (zobrazení stránky, kliknutí na výzvu k akci, odeslání formuláře, začátek a dokončení registrace). Místo IP adresy ukládáme pouze jednosměrný hash spočítaný z IP adresy, prohlížeče a aktuálního dne - hash se každý den mění, takže návštěvníka nelze sledovat napříč dny a IP adresu z něj nelze zpětně získat.

7. Vaše práva

V souladu s GDPR máte tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15);
• právo na opravu (čl. 16);
• právo na výmaz („právo být zapomenut", čl. 17);
• právo na omezení zpracování (čl. 18);
• právo na přenositelnost údajů (čl. 20);
• právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21);
• právo odvolat souhlas se zasíláním marketingových sdělení (čl. 7 odst. 3) - nejsnáze odkazem „Odhlásit" v každém takovém e-mailu;
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Svá práva uplatníte e-mailem na kontaktní adresu uvedenou v bodě 1. Žádost vyřídíme do 30 dnů.

8. Bezpečnostní opatření

Osobní údaje chráníme technickými i organizačními opatřeními v souladu s GDPR a běžnými standardy v oblasti IT bezpečnosti:

• Veškerá komunikace probíhá výhradně po HTTPS (TLS 1.2+).
• Přístupové tokeny k Meta a OAuth-staging údaje jsou šifrované v klidu pomocí AES-256-GCM s rotující IV pro každou hodnotu.
• Soubory v úložišti (fotografie, videa, brand manuály) jsou v privátních bucketech přístupné pouze přes krátkodobé podepsané URL; přístup je vynucován Row-Level Security politikami Supabase.
• Multi-tenant izolace dat je vynucována na úrovni databáze přes Row-Level Security politiky podle vazby client_id.
• Klíčové akce (publikace, schválení, výmaz, napojení Meta, změny předplatného) jsou zaznamenány v auditním logu.

9. Změny tohoto dokumentu

Tento dokument můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce a její účinnost je vyznačena v hlavičce. O podstatných změnách informujeme klienty e-mailem nejméně 14 dní předem.

10. Multi-tenant architektura a přístup agentury

SocialAgent je multi-tenant SaaS - jediná instance aplikace obsluhuje data více klientských firem najednou. V systému existují dvě role uživatelů:

• Klientský uživatel (role: client): vidí a spravuje výhradně data své vlastní firmy. Cross-tenant přístup je vynucen na úrovni databáze (RLS politiky podle client_id) a nelze ho obejít.
• Pracovník provozovatele (role: admin): z povahy poskytované služby má z technického hlediska možnost přistupovat ke všem datům všech klientů - včetně fotografií osob v adresáři client_people, brand manuálů, statistik a publikovaných postů.

Tento přístup je nezbytný pro poskytování služby: pracovník provozovatele musí mít možnost klientovi pomoci s onboardingem, nastavením značky, úpravou problematických postů, řešením technických problémů s napojením Meta a podporou. Bez tohoto přístupu by služba nemohla být v deklarovaném rozsahu poskytována.

Provozovatel a všichni jeho pracovníci se zavazují:

• zachovávat mlčenlivost o všech datech klientů, k nimž v rámci výkonu práce přistoupí, a to i po skončení smluvního vztahu;
• přistupovat k datům konkrétního klienta pouze v rozsahu nezbytném pro plnění konkrétního pracovního úkolu;
• nikdy nepředávat data klienta třetí straně mimo subzpracovatele uvedené v sekci 5;
• každý administrativní zásah do dat klienta (např. ruční úpravu postů, výmaz, změnu nastavení) zaznamenat v auditním logu spolu s identifikací konkrétního pracovníka.

Klient bere na vědomí, že fotografie reálných osob v adresáři client_people (sekce 2) jsou pro tuto roli viditelné. Vzhledem k citlivé povaze podobizen klient garantuje, že má od dotčených osob řádný souhlas se zpracováním jejich podobizny v rozsahu nezbytném pro generování obrázků a textových postů.

Pokud Klient z jakéhokoli důvodu vyžaduje, aby k jeho datům neměl přístup nikdo z pracovníků provozovatele, nelze v současné době v rámci SocialAgent této úrovni izolace technicky vyhovět - v takovém případě prosím službu nepoužívejte a kontaktujte nás před uzavřením smlouvy ohledně případného oddělené instalace na míru.